Autentikasi & Registrasi Berbasis OTP
Verifikasi OTP email yang aman untuk registrasi dan reset password. Kode OTP di-hash dengan bcrypt, dikirim melalui antrean email, dengan masa berlaku 5 menit dan pembatasan kecepatan pada endpoint autentikasi.
GItrack—SistemManajemenPKL/Magang
Platform manajemen magang end-to-end: registrasi OTP, absensi GPS, review laporan, penilaian otomatis, dan sertifikat digital.
Gambaran Umum
Sekilastentangproyekini.
Konteks singkat proyek: apa yang dibangun, untuk siapa, dan mengapa dibutuhkan.
- Klien
- PT Global Intermedia Nusantara
- Kategori
- platforms-applications
- Industri
- Manajemen Magang & HR
- Platform
- Web Application
- Tahun
- 2026
- Durasi
- —
Sistem manajemen PKL/Magang lengkap yang dibangun untuk PT Global Intermedia Nusantara, menangani seluruh siklus hidup peserta mulai dari registrasi dengan verifikasi OTP hingga penilaian akhir dan pembuatan sertifikat digital.
Tujuan Proyek
- Membangun platform terpusat untuk mengelola peserta PKL/Magang dari registrasi hingga selesai
- Mengimplementasikan absensi check-in/check-out dengan verifikasi GPS serta dukungan mode kerja WFO dan WFA
- Membuat sistem pengumpulan dan review laporan terstruktur dengan alur kerja persetujuan/revisi
- Merancang mesin penilaian yang fleksibel dengan kriteria penilaian yang dapat disesuaikan dan nilai akhir otomatis
- Menghasilkan sertifikat digital dengan penomoran otomatis dan desain PDF yang elegan
- Menyediakan dashboard analitik real-time bagi admin untuk memantau tren absensi dan statistik peserta
- Membangun sistem arsip otomatis dengan kebijakan retensi data dan pembersihan data terjadwal
Tantangan
Masalahyangharuskamipecahkan.
Kondisi nyata klien sebelum proyek dimulai.
PT Global Intermedia Nusantara mengelola puluhan peserta PKL dan Magang setiap periodenya, namun pengelolaannya dilakukan secara manual: data peserta, absensi, laporan, dan penilaian tersebar di spreadsheet, formulir cetak, dan dokumen. Tidak ada sistem terpusat, laporan dikirim lewat WhatsApp atau email, dan pembuatan sertifikat dilakukan satu per satu di akhir periode.
// Akar permasalahan
- Sistem OTP berbasis email bergantung penuh pada ketersediaan server SMTP; jika gagal atau dibatasi (misal error 535 Gmail), pengguna terblokir dari registrasi atau reset password
- Perubahan jenis kegiatan peserta (PKL → Magang) mengharuskan regenerasi ID peserta sekaligus pembaruan tabel user dan peserta serta re-autentikasi sesi di tengah permintaan
- Admin dapat menghapus kriteria penilaian yang sudah memiliki nilai, menyebabkan record nilai yatim piatu dan data penilaian korup
- Dashboard analitik absensi bergantung pada fungsi SQL spesifik PostgreSQL yang tidak portabel ke MySQL atau SQLite
- Banyak view Blade memuat aset dari CDN sehingga bergantung pada konektivitas internet dan menambah waktu muat
Solusi
Pendekatanyangkamiambil.
Cara kami menjawab tantangan dengan teknologi yang tepat.
Platform digital end-to-end yang menyederhanakan seluruh alur kerja manajemen peserta: registrasi dengan verifikasi OTP, absensi check-in/check-out terverifikasi GPS (WFO/WFA), review laporan terstruktur dengan alur persetujuan/revisi, mesin penilaian dengan perhitungan otomatis, serta pembuatan sertifikat digital dengan penomoran otomatis.
// Yang kami bangun
- Antrean berbasis database memisahkan pengiriman email OTP dari siklus permintaan dengan retry saat gagal, plus penanganan error SMTP yang menampilkan pesan ramah pengguna
- Eloquent boot events pada model Peserta mendeteksi perubahan jenis kegiatan, meregenerasi ID dalam urutan aman untuk data, dan login ulang pengguna agar sesi konsisten
- Validasi sebelum hapus memeriksa record penilaian yang terhubung; jika nilai sudah ada, penghapusan diblokir dengan pesan yang jelas
- Aplikasi dirancang khusus untuk PostgreSQL dengan sintaks SQL native dan fallback default untuk SQLite/MySQL pada konfigurasi
- Vite dengan laravel-vite-plugin digunakan untuk bundling aset lokal; rencana produksi adalah memigrasi semua aset CDN ke pipeline build dan mengaktifkan purge Tailwind
Fitur Utama
Fituryangdikembangkanuntukproyekini.
Setiap fitur dipilih karena memberi dampak langsung bagi pengguna dan bisnis klien.
Absensi GPS dengan Dua Mode Kerja
Check-in dan check-out dengan koordinat GPS real-time. Mendukung mode WFO dan WFA, menerapkan aturan bisnis check-in sebelum check-out, dengan pencegahan duplikasi per jenis per hari.
Manajemen Laporan Harian & Akhir
Peserta mengirim laporan harian dan akhir dengan lampiran PDF. Laporan mengikuti alur Dikirim → Disetujui/Revisi, dengan review, catatan terperinci, dan batasan satu laporan akhir per peserta.
Mesin Penilaian yang Dapat Disesuaikan
Kriteria penilaian per peserta dengan skor 0–100. Nilai akhir dihitung otomatis sebagai rata-rata dan dipetakan ke nilai huruf (A–E). Kriteria yang sudah memiliki nilai dilindungi dari penghapusan.
Pembuatan Sertifikat Digital
Sertifikat PDF dengan desain border dekoratif menggunakan DomPDF dan font kustom. Nomor sertifikat mengikuti format No. {sequence}/{PKLorMAG}/PT.GIN/{romanMonth}/{year} dan bertambah otomatis per tahun.
Dashboard Admin Real-Time dengan Grafik
Dashboard interaktif dengan visualisasi Chart.js untuk tren absensi per jam, hari, minggu, dan bulan. Menampilkan kartu statistik, distribusi universitas vs SMK, dan feedback terbaru dengan filter AJAX.
Sistem Feedback Dua Arah
Peserta mengirim feedback dengan rating bintang 1–5, admin dapat membalas langsung. Feedback yang ditandai tampilkan muncul sebagai testimoni publik di landing page carousel.
Arsip Otomatis & Retensi Data
Tugas terjadwal harian mengarsipkan peserta yang melewati tanggal selesai. Arsip lebih dari 1 bulan dihapus permanen beserta seluruh data terkait, dengan opsi pemulihan atau penghapusan manual.
Sistem ID Peserta Dinamis
Format ID gi-{type}-{YYMM}-{XXX} yang dihasilkan otomatis berdasarkan tipe peserta, tanggal registrasi, dan nomor urut. ID diregenerasi dinamis ketika jenis kegiatan peserta berubah.
Log Audit Aktivitas Komprehensif
Mencatat setiap tindakan signifikan dengan ID pengguna, jenis aksi, tabel target, ID record target, dan alamat IP, memberikan ketertelusuran penuh di seluruh sistem.
Hasil & Dampak
Dampakyangdirasakansetelahproyekselesai.
Perubahan nyata yang terjadi setelah proyek diluncurkan.
Satu sistem terpusat yang menggantikan seluruh proses manual: dari registrasi hingga sertifikat, dengan dashboard analitik real-time untuk memantau tren absensi, statistik peserta, dan evaluasi kinerja setiap periode.
- 01
Seluruh alur manajemen peserta terpusat dalam satu platform, menggantikan spreadsheet dan dokumen tersebar
- 02
Absensi terverifikasi GPS dengan mode kerja WFO dan WFA
- 03
Penilaian otomatis dengan pemetaan nilai huruf (A–E)
- 04
Sertifikat digital dengan penomoran otomatis per tahun
- 05
Dashboard real-time untuk memantau tren absensi dan statistik peserta
Teknologi
Teknologidibalikproyekini.
Stack disusun berdasarkan peran masing-masing: dari antarmuka pengguna hingga penyimpanan data.
// 4 teknologi
Laravel 12
Teknologi pendukung proyek ini.
PHP
Teknologi pendukung proyek ini.
PostgreSQL
Teknologi pendukung proyek ini.
Tailwind CSS
Utility-first CSS untuk antarmuka yang cepat dan konsisten.
BawaBisnisAndakeDuniaDigital.
Bangun website profesional yang dirancang sesuai kebutuhan bisnis Anda. VinnDeev siap membantu mulai dari konsultasi, perencanaan, hingga proses pengembangan dengan estimasi biaya dan timeline yang transparan.
